Руководитель административной функции

Описание

В алкогольную сибирскую группу ищут опытного офис-менеджера/административного сотрудника, который неравнодушен и внимателен к коллегам и гостям, создает атмосферу заботы и уюта в офисе, а также обеспечивает высокий уровень сервиса. Главная задача - организовать и контролировать работу административной функции, управлять подрядчиками, курьерами, техническими службами и лично участвовать в повседневных задачах: ресепшен, кофе, встреча гостей.

Обязанности

• Тревел-поддержка директоров (билеты, гостиницы, визы) и личные поручения (врачи, подарки, цветы и т.д.)
• Бронирование переговорных и ресторанов, планирование встреч в календаре, приём гостей
• Организация выездов за границей и других мероприятий
• Задачи офис-менеджера, контроль тех.служащих/курьеров
• Коммуникация с арендодателем, УК и подрядчиками: пропуска, парковка, эксплуатация, коммунальные услуги, уборка, ремонт
• Закупка канцелярии, хозтоваров, продуктов, воды, кофе и аптечных препаратов
• Заказ пропусков, выдача парковочных мест, топливных и сим-карт, их учёт, подключение такси
• Работа с входящей почтой и звонками, бронирование переговорных
• Работа с подотчётными средствами и авансовыми отчётами, заведение счетов на оплату, получение и выдача грузов
• Встречи новичков, организация рабочих мест, выдача комплектов новичка
• Выдача подарков на дни рождения, праздники и Новый год, поздравление сотрудников
• Ведение карты рассадки, контроль бонусных и медицинских программ в офисе
• Проведение мероприятий в офисе: обучение, праздники, презентации

Требования

• Опыт в административной роли от 3 лет, включая поддержку руководителей
• Опыт работы с подотчётными средствами, авансовыми отчётами и документооборотом
• Грамотная речь и презентабельный внешний вид
• Высокий уровень коммуникации и клиентоориентированность
• Организованность и самостоятельность
• Умение работать в режиме многозадачности без потери скорости и качества
• Уверенное владение MS Office, 1С, ЭДО

Условия

• Компания входит в ТОП лучших работодателей страны по версии Hh, лидеры в своей отрасли, интенсивно развивающаяся компания
• Официальное трудоустройство в штат компании, с достойной «белой» заработной платой
• График работы: пятидневная рабочая неделя с 9 до 18ч
• Современный офис в Москва Сити (башня Империя) на 30 этаже с панорамным видом на город + оборудованный coffee room с бесплатным кофе, чаем, сладостями и фруктами
• ДМС, скидка сотрудникам на продукцию компании, скидки от фитнес-партнеров, корпоративная онлайн библиотека, культура праздника, корпоративы и многое-многое другое
• Интересные, амбициозные, развивающие задачи, направленные на поиск эффективных решений для бизнеса