БИЗНЕС-АССИСТЕНТ

Описание

В специализированный фонд управления целевым капиталом БлагоДаря требуется бизнес-ассистент.

Обязанности

• Бронирование переговорок, организация встреч, звонков и видеоконференций
• Подготовка приказов, служебных записок, писем с обязательной проверкой перед отправкой
• Ведение реестров документов, порядок в ЭДО и архиве
• Организация командировок «под ключ»: билеты, отели, отчётные документы
• Помощь с закупками и сбором закрывающих документов от поставщиков (временная нагрузка на старте)
• Организационная поддержка мероприятий: стратсессии, встречи с партнёрами, рабочие сессии команды
• Техническое оформление корпоративных документов по содержанию, подготовленному юристом: даты, нумерация, реквизиты, сшивка
• Организация подписания: доведение документов до подписантов, взаимодействие с их секретарями, контроль сроков
• Ведение реестра решений органов управления (Президиум, Попечительский совет, Советы по использованию ЦК, Инвестиционный комитет)
• Контроль сроков исполнения поручений из решений: напоминания, эскалация просрочек
• Хранение и архив корпоративных документов, актуальность электронного архива
• Обеспечение комплектности документов к отчётности в Минюст и к запросам учредителя
• Ведение единого трекера задач и дорожной карты фонда: фиксация договорённостей после встреч
• Регулярный сбор статусов с владельцев задач без напоминаний со стороны руководителя
• Отслеживание просрочек и зависимостей, заблаговременная эскалация операционному директору
• Подготовка сводки по статусам к управленческим встречам
• Операционная коммуникация с постоянными подрядчиками: HR, финансы, юристы, бухгалтерия, дизайн, закупки
• Ведение реестра договоров и контрагентов, контроль сроков действия и закрывающих документов
• Сбор и проверка комплектности документов от контрагентов перед передачей в бухгалтерию
• Постепенное принятие роли «первого адреса» по организационным вопросам: где документ, как оформить, к кому идти
• Ведение внутренней базы знаний: регламенты, инструкции, шаблоны, ответы на частые вопросы
• Инициатива по улучшению процессов: замечать повторяющиеся неудобства и предлагать решения

Требования

• Опыт административной поддержки команды или офис-менеджмента от 2 лет
• Внимательность к деталям: привычка перепроверять документы - даты, реквизиты, соответствие исходнику - до отправки
• Самостоятельность: доводит задачи до результата без пошагового контроля
• Готовность вежливо, но настойчиво напоминать коллегам о сроках, включая тех, кто выше по позиции
• Устойчивость к рутине: повторяющиеся процессы не теряют качества на второй-третий раз
• Опыт делопроизводства: понимание, что неверная дата или сбитая нумерация в протоколе - не мелочь
• Уверенное владение Yandex Mail, Word, Excel, PowerPoint
• Готовность быстро освоить корпоративные системы
• Ежедневное использование нейросетей (GPT, Claude) в работе